Discutimos algunos consejos sobre la etiqueta adecuada para las comunicaciones entre clientes y proveedores.
Consejos para clientes Mientras se prepara para un evento, sin duda encontrará varios escenarios donde las reglas no están escritas en piedra. ¿Tengo que responder a ese correo electrónico ahora? ¿Cuántos mensajes debo enviar a mi DJ? ¿Por qué mi servicio de catering no responde a mi llamada? Si esto resuena contigo, tómate un breve momento para relajarte. Inhala exhala. No eres el único que se siente así, y muchas personas han estado en tu lugar. Estos son algunos pasos sencillos para mantener relaciones sanas y profesionales con sus proveedores y, al mismo tiempo, proteger su bienestar mental. Paso 1. Consultas Si se ha comunicado con los proveedores con respecto a su evento, ¡felicidades! ¡Está en camino a un evento exitoso! Una vez que se comunique con ellos, puede tomar algunas horas hasta algunos días (dependiendo de la temporada y el volumen de eventos) para recibir una respuesta.
Una vez que tenga noticias de ellos, puede recibir una de las siguientes respuestas: (1) solicitud de más información, (2) precios y disponibilidad, o (3) invitación para una consulta.
Esta respuesta está diseñada para proporcionar una experiencia personalizada para el cliente. Es más común que los proveedores de alto nivel busquen la mayor cantidad de información posible para crear un evento único.
Los proveedores proporcionarán esta información para dar a los clientes la oportunidad de ver si son una buena combinación entre sí.
Esta respuesta generalmente indica que el cliente proporcionó información adicional en la consulta y el proveedor considera que es necesaria una consulta.
Lo más importante que tienes que hacer es: responder. En pocas palabras, los proveedores y su personal se toman un tiempo de su horario para responder a su consulta. Si solo está tratando de tener una idea de los precios, también está bien, pero infórmele a su proveedor que esto es por adelantado. No responder en absoluto indicará que su consulta no era seria y eso no es una buena apariencia. Paso 2. Priorizar Tómese unos minutos para decidir qué es lo más importante. ¿Necesita solicitar las muestras de tela para sus damas de honor o hacer el pedido para el pastel de cumpleaños? Si su planificador ya está manejando estos elementos, continúe y deje que lo ayuden a priorizar sus objetivos. Pueden ayudarlo a administrar las comunicaciones y la elaboración de presupuestos. Sin embargo, si está planeando todo o parte por su cuenta, intente pensar en lo que debe hacerse ahora y tome nota para lograr esos elementos primero. Paso 3. Responde Muchas veces la vida se nos acerca sigilosamente. Íbamos a llamar al oficiante, pero nuestro perro necesitaba ir al veterinario, o recibimos una llamada de la escuela de nuestro hijo. La lista sigue y sigue, y está fuera de nuestro control. Lo que está bajo nuestro control es cómo lo gestionamos. Si aceptó enviar una respuesta dentro de un plazo determinado y ya no puede lograrlo. Envíe un mensaje rápido: "Hola, sé que se suponía que debía tomar una decisión sobre la lista de canciones hoy. Ha surgido un problema en la escuela de los niños; ¿podríamos pasar nuestra llamada a mañana? Gracias". Unas simples 2-3 oraciones pueden ahorrarle dolores de cabeza tanto a usted como a sus proveedores. Esto avisa al proveedor de que es posible que necesite más tiempo, lo que un proveedor profesional debe entender. También respeta el tiempo de esa persona al permitirle concentrarse en otro trabajo en lugar de esperar una respuesta que podría no llegar.
Paso 4. Seguimiento A veces el zapato está en el otro pie, y es el vendedor el que no está respondiendo a tiempo. Me avergüenzo de ellos. ¡Es una broma! Sucede que a veces un proveedor no puede responder de inmediato por una serie de razones, pero aun así debe responder de manera oportuna. Si no recibe una respuesta a una consulta dentro de un par de días, escriba un correo electrónico rápido, "Hola [Nombre], solo quería hacer un seguimiento y ver si recibió mi mensaje sobre sabores de pasteles. Espero saber de usted pronto . Gracias." Esto debería hacer que el proveedor se dé cuenta de que tal vez se perdió su primer mensaje o que no había presionado enviar a su primer correo electrónico. De cualquier manera, aborda el problema al mismo tiempo que mantiene la etiqueta adecuada. Estos son solo algunos de nuestros consejos para maximizar su tiempo y construir relaciones con sus proveedores. Si ha leído hasta aquí, gracias y considere seguirnos en las redes sociales. ¡Qué tengas un lindo día!